Digitales Personaldossier: Alltag oder «noch in Planung»?

Alles griffbereit?

Für Kundendaten ist es schon lange bei praktisch allen Unternehmen Realität: Alle relevanten Daten sind digital in einer Software gespeichert. Wenn es jedoch um interne Personaldaten geht, sieht es oftmals anders aus. Viele Personalabteilungen arbeiten noch mit Papier und Ordner – nicht nur aus Gewohnheit, sondern weil einige Formulare und Dokumente nur in Papierform den Weg ins HR finden.

Diese müssten erst einmal digitalisiert werden, bevor das physische Exemplar vernichtet oder in bestimmten Fällen retourniert werden kann. Ein weiterer Aspekt für eine Papierablage in der Personalabteilung sind die hohen Ansprüche an Datenschutz und Datensicherheit bei persönlichen Informationen. Papierunterlagen können in einem abschliessbaren Schrank verstaut werden – für digitalisierte Daten sind die Anforderungen weitaus höher. In den meisten Fällen fährt die Personalabteilung deshalb zweigleisig: Bestimmte Daten sind digital in einem System vorhanden, nämlich meist dann, wenn es um die Lohnzahlung geht. Bei anderen Daten – beispielsweise Arbeitsrapporte oder Zeugnisse – wird zum physischen Ordner gegriffen.

Hier werden jedoch sogenannte «Schattendossiers» problematisch, also parallel – digital und physisch – geführte Personalakten. Diese Praxis ist genau genommen gesetzeswidrig: Es darf pro Mitarbeiter*in nur ein Dossier angelegt werden und dieses darf nur für die Personalverantwortlichen, die jeweiligen direkten Vorgesetzten sowie die betroffene Person einsehbar sein. Die Entscheidung zwischen der digitalen und der physischen Ablage muss also zwingend gefällt werden, und wie bei allem gibt es auch hier auf beiden Seiten Vor- und Nachteile.

Es liegt bei jedem Unternehmen zu entscheiden, welches System am besten funktioniert. Bei Grossunternehmen lohnt sich die rein digitale Variante, da sich die Papiere ansonsten schnell anhäufen. Für sehr kleine Unternehmen stellt sich die Frage, ob die Kosten gerechtfertigt sind, denn eine gute Software, die alle Kriterien erfüllt, ist nicht billig. Trotzdem lohnt es sich, eine Lösung zu wählen, die sich dauerhaft bewährt. Moderne Personalmanagement-Softwarelösungen sind so konstruiert, dass sie mit anderen Programmen, wie Buchhaltungssoftware oder Zeiterfassung, kompatibel sind. Für kleinere Unternehmen gibt es zudem Gesamtlösungen für alle Abteilungen. Es ist daher sehr wichtig, eine Gesamtsicht einzunehmen und die unterschiedlichen Bedürfnisse in der Firma abzuklären. Bereits die Suche nach der besten Software für das jeweilige Unternehmen ist mit einem grossen aber wichtigen Aufwand verbunden. Schnellschüsse zahlen sich nicht aus.

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