Das digitale Büro – Fluch oder Segen?

28.11.2019

Alles digital, oder was?

Digitalisierung, Transformation, Künstliche Intelligenz – man kann es schon fast nicht mehr hören. Jeder schreibt und die Nachrichten reden darüber, am Stammtisch wird debattiert und sogar das Zuhause soll digital daherkommen (wenn man up-to-date sein will und nicht in der Masse der digitalisierten Scheinwelt untergehen möchte). Was genau bringt der digitale Arbeitsplatz denn wirklich und müssen sich Arbeitnehmende vor der digitalen Zukunft fürchten, weil das persönliche Gespräch unwichtig und der Gang zum Arbeitskollegen verpönt wird?

Früher war alles besser. Ist das so?

Geht man zurück, in die prä-digitale Welt, sieht man Menschen, die in ihren Büros am Arbeitsplatz sitzen, Briefpapier in die Schreibmaschine klemmen und wild auf die Schreibmaschinentastatur hämmern (Schreibma….?) Ja, eine Schreibmaschine war ein äusserts praktisches Gerät, das man zum Briefeschreiben benutzte. Fehlerquoten hatten hier keinen Platz: es gab weder eine Zurück- noch eine Delete-Taste. Alles, was eingetippt wurde, blieb. Für immer. Ausser man griff zum TippEx. Ja, auch TippEx gehört schon fast ins Büro-Museum. Als dann langsam die ersten Computer in die moderneren Büros angeliefert wurden und man den Drucker als ein Geschenk des Himmels bezeichnete, fehlte zwar der Platz auf den Bürotischen (Computer und Drucker liessen keinen Platz mehr für weitere Gegenstände zu), wurde wild drauflos geschrieben, Briefe und Formulare ausgedruckt und bereits schon da viel Zeit eingespart. Besser konnte es doch wohl nicht kommen, oder?

Das Internet veränderte alles

Mit dem Internet kamen neue Möglichkeiten auf uns zu. Büros und Niederlassungen im Ausland konnten miteinander innert Kürze kommunizieren, die Welt wurde eine grosse Familie und Zeitumstellung war kein Thema mehr: Dank E-Mail konnte auch mitten in der Nacht eine Nachricht vom anderen Ende der Welt eingehen. Wunderbar! Schnell wurden Prozesse optimiert, das Internet als Tor zu neuen Möglichkeiten erkannt und die Digitalisierung konnte kommen. Doch wie genau sieht Digitalisierung am Arbeitsplatz eigentlich aus? Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, wie ausgeprägt Sie digitalisiert arbeiten? Das E-Mail ist ein Bereich, den Sie sicherlich täglich anwenden. Das Handy – ein grosser Player in der Digitalisierung – ist das Nonplusultra schlechthin: mit dem Handy können wir nicht nur digital telefonieren, wir können damit auch schreiben, versenden, empfangen und online shoppen gehen. Das Internet ermöglicht uns in der Digitalisierungswelt viele Dinge, die wir bereits als selbstverständlich ansehen: Die Sängerin, die im DAB-Radio im Büro leise vor sich hin trällert, das Licht, das sich einschaltet, wenn wir den Raum betreten und per WLAN gesteuert wird sowie die Zutrittskontrolle am Eingang, alles digital.  

Das papierlose Büro

Das papierlose Büro konnte initial nur entstehen, indem Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in mühseliger Arbeit Briefe, Verträge, Formular und Notizen im Scanner einscannten. Ein Hochleistungs-Drucker- und Scanner lieferte hier die wertvolle Unterstützung. Anschliessend wurden digitale Ordner erstellt und alle Daten feinsäuberlich abgespeichert. Dank Datenbackups und der Cloud sind diese Dokumente gesichert und können im Fall eines Feuers auch nicht verbrennen. Denn die Daten sind sicher digital archiviert.

Doch nicht nur der Scanner lieferte seinen Dienst. Das papierlose Büro funktioniert, indem wir Daten, die wir erhalten, herunterladen oder erstellen, digital auf dem Computer abgespeichert werden. Papier wird nur noch selten benutzt und der Gang zum Drucker entfällt somit auch. Weiter entsteht durch das Verschwinden der schweren Aktenschränke neuer Gestaltungsraum in den Büroräumlichkeiten, den man ideal für eine Sitzecke, einen Besprechungsort oder einen Billard-Tisch benutzen kann. Die Digitalisierung erleichtert die Prozesse und schaufelt Zeit frei für andere Aufgaben. Viele Arbeitsprozesse sind durch die neuen Methoden schneller geworden und vereinfachen den Arbeitsalltag für viele Arbeitnehmende. Leider hat auch die Digitalisierung seine Schattenseiten: Die Kontakte werden vielmehr auf der anonymen Ebene in Schwung gehalten und die Kommunikation zwischen den Menschen erlebte durch die Digitalisierung einen Umbruch: WhatsApp, Facebook & Co. sind mitunter dafür verantwortlich, dass Personen einander lieber eine Nachricht schreiben, als dass sie das persönliche Gespräch suchen. Ob dort ein weiterer Wandel stattfinden wird? Man darf es hoffen!

Die Digitalisierung in der Industrie kennt natürlich weitere Einsatzgebiete: Roboter und weitere Maschinen erledigen die Arbeit, welche vorher von Menschenhand ausgeführt wurde. Programmierung macht’s möglich! Müssen wir jedoch Angst haben, dass uns die Arbeitsplätze verloren gehen und der Mensch obsolet wird? Nein. Wie schon seit vielen hundert Jahren verändern sich die Berufsfelder laufend. Jobs, die durch Computer bzw. Roboter ersetzt werden, fallen weg – jedoch werden neue Berufsbilder geschaffen. Es braucht immer noch Menschen, um Computer zu steuern – und nicht umgekehrt.

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